Cómo escribir una carta o e-mail formal

¡Hola a todos! Hoy vamos a profundizar en nuestro writing aprendiendo cómo escribir una carta o e-mail formal. Una carta y un e-mail formal siguen el mismo esquema, la única diferencia es que no especificamos una dirección física cuando escribimos un e-mail.

Usamos una carta o e-mail formal cuando:

• hacemos una solicitud o queja a una compañía (de teléfono, internet, luz, vuelos, gubernamental, becas...).
• solicitamos trabajo a una empresa o una plaza en una institución académica.
• se hace una sugerencia formal a un servicio.
• pedimos información.

Para empezar la carta, si la estás escribiendo como ejercicio o redacción en un examen, no es necesario escribir las direcciones; si la carta es real, tu nombre y dirección deben aparecer en la parte superior izquierda y los datos del destinatario en la derecha. Comenzamos la carta con Dear Mr /Ms y el apellido del destinatario/a o Sir/Madam si no lo sabemos. Incluso podemos dirigirnos como Dear Sir or Madam si no sabemos el sexo de la persona.

¿Cómo estructuramos el contenido de la carta? Deberíamos dividir la carta en unos tres a cinco párrafos, con una o dos ideas en cada uno, dependiendo de lo que necesitemos incluir. Fundamentalmente, incluimos: 1) la razón de la carta, 2) párrafos con los detalles que queramos tratar y 3) una conclusión solicitando lo que necesitamos a raíz de la carta u otros detalles.

Para el ejemplo, imaginemos que vamos a escribir una carta para solicitar información acerca de una universidad extranjera.

• Apertura.

1. El primer párrafo de la carta debe ser corto, con una breve y directa explicación de quién eres y cuál es el propósito o razón del escrito.
2. Ejemplo:  My name is XXXXX and I am writing with regard  to  the 2017 enrollment dates and availability. Having seen your  prospectus, I am deeply interested in continuing my higher education in your university.

 

• Detalles de la carta.

1. Depende del ejercicio, habrá que incluir distinta información en la carta: motivos de la solicitud, información personal, especificaciones requeridas, o cualquier otra explicación requerida. Divide las ideas en párrafos; si son cortas, une dos ideas en un mismo párrafo.
2. Ejemplo:  I am keen to  improving my English  language skills while I attend the lessons there, while acquiring a Computer Science Degree. Since English is a language I am fluent at, I will have the ability of following the lessons with no problem whatsoever.
3. Ejemplo 2: The  XXXX University of Scotland is widely known for its ICT program, which is also why I am interested in this acclaimed institution. Alongside my  compulsory education, I have also  taken part in several software labs, courses and so on.

 

• ​​Conclusión:

1. Es importante finalizar la carta con una conclusion potente, que complete la carta y que anime al lector a hacer algo. Si es parte de un ejercicio, es probable que ya se te marque algo que pedirle a destinatario; si no, de todas formas, es fundamental que, de forma breve y directa, expliques a la persona a la que te diriges qué esperas que haga a raíz de tu carta.
2. ​Ejemplo: I would really appreciate it if you could send me more information about the requirements I might not fill yet, and how I can fill them. Also, I would  like you to send the fee information along with the payments due dates.

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​​El cierre de la carta dependerá de cómo la abriste. Si comenzaste con ​Dear Sir or Madam​​ (no sabes el nombre del destinatario), termina con ​Yours faithfully​  y tu firma, con tu nombre debajo de ella. Si usaste el apellido de la persona, concluye con ​Yours sincerely, firma y nombre.

​¡Y así escribimos una carta formal! No uses contracciones, usa vocabulario y expresiones formales, reduce oraciones pasivas a lo mínimo y emplea fórmulas educadas al escribir. Si tienes dudas, otros consejos o cualquier comentario, ¡escríbenos!

​Hasta la próxima vez, sing high as a Starling!